Wzorzec umowy z klientem – po co?

wzorzec umowy z klientem- po co?

Wzorzec umowy z klientem – brzmi groźnie?

Zupełnie niepotrzebnie.

Szczęśliwie coraz więcej osób rozumie, po co zawiera się umowy przed przystąpieniem do wykonania zlecenia i uważa to za podstawowy krok przy nawiązywaniu współpracy.

Wiele osób – w dobie automatyzacji i ogólnego usprawniania wszystkiego – rozumie również, że posiadanie wzorca umowy z klientem jest korzystne zarówno dla Usługodawcy, jak i dla klienta.

O tym będę dziś pisać – po co Ci wzorzec umowy z klientem?

Ogólnie, po to, żeby Twój biznes chodził jak w zegarku, a dokładnie…

Wzorzec umowy z klientem dla bezpieczeństwa

Nie tylko Twojego, Drogi Przedsiębiorczy, ale i dla bezpieczeństwa Twojego klienta.

Nikt nikomu nie prześle pieniędzy lub efektu ciężkiej pracy, które potem znikną w czarnej dziurze i bez odzewu.

Nikt nie zawali terminu bez konsekwencji.

Nikt nie wykręci się ze swoich obowiązków tylko dlatego, że mu się odwidziało.

Zawarcie umowy daje Ci szansę na wyegzekwowanie od drugiej strony umowy jej obowiązków!

To są powody do zawarcia umowy w trwałej formie (choć niekoniecznie w formie pisemnej), a przygotowanie i posługiwanie się gotowym wzorcem umowy czyni zawarcie umowy dodatkowo bezpiecznym, bo jego treść jest przygotowania z góry, przemyślana i często już udoskonalona w toku wcześniejszego wykorzystywania. Nie ma więc ryzyka, że zapomnisz zamieścić w umowie ważne dla Ciebie lub klienta sformułowania, przez co nie dostaniesz zapłaty.

No chyba nie muszę nic więcej pisać na ten temat…

I właściwie ten jeden powód by wystarczył , ale jest ich więcej.

 

Wzorzec dla wygody

To chyba też nie wymaga szczególnego opisywania.

Chyba nie chcesz za każdym razem nerwowo walić w klawiaturę odtwarzając w pamięci postanowienia ostatnio zawieranej umowy, co prawda prawie identycznej, ale jednak pisanej na nowo?

Mając wzorzec umowy, otwierasz plik tekstowy, klikasz „zapisz jako”, wpisujesz danej konkretnej osoby, a potem już tylko wciskasz „wyślij”.

Łatwiej? Łatwiej. I szybciej!

 

Wizerunek profesjonalisty

Cóż, może uznasz, że jestem powierzchowna, ale… wszyscy jesteśmy…

Twoi klienci też.

Będą Cie oceniać nie tylko po jakości Twoich usług lub towarów (zwłaszcza, że przed przystąpieniem do współpracy mogą tej jakości jeszcze nie znać), ale również po jakości obsługi, po tym jak Ty lub Twoi pracownicy podchodzą do sprawy pobocznych, administracyjnych, obowiązków informacyjnych, dokumentacji, itp.

Sklecenie naprędce paru nieskładnych postanowień nie zapewni Ci wizerunku doświadczonego profesjonalisty.

Natomiast posiadanie wzorca umowy sprawia, że nie tylko wyglądasz profesjonalnie, lecz że po prostu JESTEŚ PROFESJONALNY.

Twój klient od razu zobaczy, że do swoich obowiązków podchodzisz z powagą, że w Twojej firmie obowiązują określone zasady i procedury.

 

Ujednolicenie procedur

Twój wzorzec umowy będzie odzwierciedlał Twój tryb pracy, pozwoli na ujednolicenie procedur.

To korzystne dla Twojego klienta, gdyż dzięki temu będzie wiedział, czego się spodziewać po współpracy z Tobą, w jakim trybie będziecie współpracować, według jakiego harmonogramu, w jaki sposób będziecie się kontaktować i kiedy.

W ten sposób zarządzasz oczekiwaniami klienta – obie strony unikną dzięki temu rozczarowania.

To korzystne również dla Ciebie. Sam też wpadasz w rytm i określoną rutynę, nie musisz zmieniać planu działania w zależności od klienta, albo co gorsza w ogóle przypominać sobie ciągle, na co i z kim się umówiłeś.

Czyli kolejny problem z głowy!

 

Nieważność umowy

Obecnie sposób zawarcia umowy może być dowolny. Sky is the limit.

Umowa może być zawarta przez e-mail, sms, facebooka, skype’a,  Messengera czy inne ustrojstwo. O ile da się jej postanowienia utrwalić, a obie strony rozumieją sposób komunikacji, którego używają, wszystko jest fajnie.

Są jednak umowy, które dla swej ważności wymagają formy pisemnej w tradycyjnym rozumieniu. I tak na przykład zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

 

Regulamin serwisu lub sklepu internetowego

Doskonałym przykładem wzorca umowy jest regulamin serwisu lub sklepu internetowego. Posiadanie, opublikowanie i umożliwienie klientom zachowania takiego regulaminu jest ustawowym obowiązkiem przedsiębiorcy świadczącego usługi drogą elektroniczną.

Pomijam już, że naprawdę ciężko mi sobie wyobrazić, jak internetowy przedsiębiorca przygotowuje osobną umowę dla każdego swojego klienta, na przykład w środku nocy :)

 

Następnym razem

Ponieważ zgodnie z moim Kalendarzem Przedsiębiorczych, styczeń to miesiąc, w którym stworzysz z mają pomocą wzorzec umowy z klientem dla Twojej firmy, następnym razem opiszę, co powinieneś w takim wzorcu zawrzeć, żeby Ci dobrze służył.

Pozdrawiam,

AKN

 

Foto: unsplah.com

Umowa dla freelancera – ważne klauzule

umowa dla freelancera - ważne kaluzule - prawo dla przedsiębiorczych

W ostatnim wpisie pisałam, dlaczego freelancer powinien zawierać umowy z klientami, w szczególności dlaczego powinien mieć wzór takiej umowy dostosowany do potrzeb swojej działalności i trybu pracy.

Dziś – zgodnie z obietnicą – drążę temat. Nad czym powinien zastanowić się freelancer przygotowując taką umowę, jakie klauzule w niej zawrzeć?

Przedmiot umowy

Co freelancer ma właściwie przygotować? Czego oczekuje klient? W jakiej formie ma to być wydane klientowi?

Terminy

Do kiedy zlecenie ma być wykonane? Jakiś harmonogram prac?

Jeśli w toku wykonania zlecenia pojawią się wątpliwości co do sposobu jego wykonania, wymagające informacji od zleceniodawcy, w jakim terminie musi on na zadane pytania freelancerowi odpowiedzieć?

Rozliczenia

Wysokość wynagrodzenia (ryczałt) lub sposób jego obliczenia (stawka godzinowa, kosztorys)?

Czy zaliczka? Płatność w ratach za każdy etap, czy na końcu? Jakie zabezpieczenie płatności?

 Prawa autorskie

Czy prawa autorskie do dzieła przechodzą na zleceniodawcę? Kiedy? Jak? Jakie?

Czy freelancer ma prawo wykorzystać swoje dzieło wykonane na zlecenie klienta do promocji swojej działalności? To ciekawa sprawa zwłaszcza w przypadku usług fotograficznych – czy zdjęcie z mojego ślubu może zdobić stronę internetową mojego fotografa?

Jeśli coś pójdzie źle…

Co jeśli dzieło się nie spodoba zlecającemu? Do ilu razy sztuka? Czy w takiej sytuacji należy się wynagrodzenie? Co jeśli wykonanie dzieła nie jest możliwe – to problem dotyczący artystów, grafików, autorów tekstów, gdy chodzi o wrodzone, indywidualne umiejętności, a biedak się na przykład rozchoruje?

Czy za niewykonanie zlecenia lub za spóźnienie w wykonaniu należy się klientowi jakaś rekompensata? Może kara umowna?

Oczywiście przygotowanie projektu umowy lub wzorca umowy najlepiej zlecić adwokatowi, ale już udając się do jego kancelarii trzeba przemyśleć powyższe kwestie.

Czekam na doświadczenia czytelników – masz wzór umowy? Co w nim jest?

Pozdrawiam,

AKN

Umowa dla freelancera – a właściwie po co?

Po co freelancerowi umowa?

Jesteś  grafikiem, coachem, tłumaczem, projektantem lub innym wolnym strzelcem? Często kontaktujesz się z klientami przez internet, na odległość? Wasza relacja opiera się na zrozumieniu i zaufaniu? Jesteś twórczy i a Twoja praca ma często niematerialny charakter?

Ja to wszystko rozumiem, ale i tak musisz zawrzeć umowę, i już!

Oczywiście jeśli na postawione na wstępie pytania odpowiedź brzmi „tak”, to na samą myśl o umowie przychodzi Ci na myśl gruby plik kartek, zapisanych niezrozumiałym tekstem, który w zamyśle autora ma ograniczać Twoją kreatywność, a w dodatku jego wysłanie wymaga wystania się w kolejce na poczcie i nadania listu poleconego.

O tym, dlaczego trzeba zawierać umowy, pisałam już w Umowy dla przedsiębiorców, do którego Cię odsyłam, ale tu zwrócę uwagę jeszcze na kilka kwestii typowych dla freelancerów.

Po pierwsze umowa co do zasady nie musi byś sporządzona na piśmie. Umowa może byś zawarta nawet ustnie, ale tę formę odradzam – chyba, że zawierasz umowę sprzedaży pięciu bułek wrocławskich w pobliskim sklepie…

Umowa może być zawarta przez e-mail, sms, facebooka, skype’a czy google hangouts, ale upewnij się, że zastosowałeś metodę, która w jakiś sposób pozwoli uwiecznić uzgodnienia stron po to, abyś w przyszłości mógł się odnieść do jej postanowień.

Choć w Polsce nie jest to tak rozpowszechnione, to za granicą można już zawierać umowy za pomocą specjalnych aplikacji (np. https://rightsignature.com/). Niemniej również u nas można takie rozwiązania stosować, o ile obie strony umowy dobrze rozumieją ich działanie.

Pewnego rodzaju trudność powstaje, jeśli przedmiotem umowy ma być stworzenie dzieła i przeniesienie praw autorskich do niego. Wówczas prawo wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. A forma pisemna to papier i podpis, i jeszcze najlepiej list polecony.

Ważną sprawą jest też, żeby sprawdzić, kto podpisuje umowę w imieniu naszego klienta. Korespondowanie z kimś, kto posługuje się e-mailem andrzej.duda@prezydent.pl, wcale nie oznacza, że zawrzesz umowę z głową Państwa.

Jeśli zawierasz umowę z jakimś podmiotem korporacyjnym, upewnij się, że podpisuje ją upoważniona osoba, która ma ważne pełnomocnictwo. W mocno  odformalizowanych kontaktach kwestia ta bywa pomijana.

Jeśli już na stałe zamierzasz „wolnostrzelcować” (czy tak można przetłumaczyć angielskie freelance?), to powinieneś pomyśleć o pewnego rodzaju wzorcu umowy, który będzie zawierał z góry przemyślane postanowienia i który będziesz przekazywać klientom, aby zaoszczędzić czas i siły na merytoryczna pracę. Dzięki takiemu wzorcowi nie będziesz za każdym razem tworzyć nowych postanowień, lecz co najwyżej nanosić drobne poprawki w razie konieczności dostosowania się do oczekiwań kontrahenta.

Jednak posiadanie wzorca ma jeszcze jedną, często pomijaną zaletę – wyznacza granice, określa ramy, prezentuje klientowi od razu, jak będzie przebiegała Wasza współpraca, jakie są oczekiwania stron, czego może się po pracy z Tobą spodziewać. Przedstawienie wzorca może zatem zapobiec temu, aby to klient narzucił Ci rytm pracy czy swoje zasady, z którymi Ty możesz się czuć niekomfortowo. Bezcenne.

Przygotowanie takiego wzorca najlepiej powierzyć profesjonaliście, ale zanim się do niego udasz powinieneś przemyśleć kilka kwestii, które opisze następnym razem.

Pozdrawiam,

AKN

Jak czytać umowę (technicznie)?

Jak czytać umowy, zeby zrozumieć i nie popełnić błędu - kwestie techniczne

Nie chcę się dziś rozwodzić nad tym, jak rozumieć poszczególne sformułowania kontraktu, lecz skupię się nad tym, co technicznie zrobić, żeby umowę zrozumieć i podjąć świadomą decyzję o jej podpisaniu lub nie.

1.

Zacznę może od czegoś bardzo oczywistego, jednak często pomijanego. O zgrozo! A mianowicie umowę, a dokładnie jej projekt należy przeczytać przed jego podpisaniem – zanim stanie się wiążącą umową. Nie daj się zwieść myślom w stylu „Przecież i tak nie mam wpływu na treść tej umowy”. Owszem, bardzo często tak właśnie jest – bierzesz całą umowę albo nie bierzesz jej wcale, ale to nie zwalnia Cię z obowiązków – po pierwsze zadecydowania, czy w ogóle chcesz ją podpisać, po drugie wywiązania się z tej umowy, a żeby to zrobić musisz wiedzieć, co jest w niej zapisane. Pisałam na ten temat w cyklu dlaczego umowy trzeba czytać przed podpisaniem? i tak tylko przypominam, BO TO BARDZO WAŻNE.

2.

Na przeczytanie umowy zarezerwuj sobie czas. Jeśli nie jesteś w tym zbyt biegły to zarezerwuj nawet więcej czasu. Skoro jakaś umowa ma trwać dwa lata, to chyba poświęcisz z dwie godzinki na jej lekturę i analizę. Pamiętaj, co nagle to po diable.

Nie daj się presji otoczenia. Jeśli ktoś zbyt nachalnie Cię popędza, traktuj to jako sygnał ostrzegawczy. W Twoich drzwiach stoi kurier z długopisem w ręce i znacząco puka palcami w futrynę, bo chce lecieć dalej? To jego problem. Orange zapłaciło już karę za takie traktowanie klientów, a to dobitny sygnał, że jest to dla klientów niekorzystne.

3.

Co dwie głowy to nie jedna.

To hasło rozumiem dwojako. Po pierwsze, w razie jakichkolwiek wątpliwości co do znaczenia poszczególnych sformułowań po prostu kogoś zapytaj, jak on/ona to rozumie. Oczywiście nie sugeruj Twojego toku myślenia. Pamiętaj, ze w projekcie umowy mogą znaleźć się postanowienia, które zgodnie z zasadami językowymi można rozumieć dwojako.

Pamiętam, jak dawno temu mieliśmy z kolegami zabawę z zapisem: „Strona może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku braku zapłaty chociaż części wymagalnej raty…” Każdemu z nas zdanie to wydawało się oczywiste, ale dopiero, gdy zaczęliśmy gadać na tema tej umowy pojawiły się kontrowersje – umowę można wypowiedzieć, gdy strona zalega chociaż ze złotówką z konkretnej raty, czy też nie można jej wypowiedzieć, jeśli strona zapłaciła chociaż złotówkę z raty? He…

Takie niejasności trzeba wykryć i usunąć z umowy przed jej podpisaniem.

Po drugie, szczególnie skomplikowane umowy warto czytać jednocześnie w dwie osoby (dwa egzemplarze, czworo oczu). Jest w nich zazwyczaj dużo odesłań do innych punktów lub paragrafów tej samej umowy i dobrze jest, gdy druga osoba może je szybko odnaleźć i przeczytać tak, żebyśmy nie stracili wątku.

4.

Na papierze lub na komputerze – jak Ci wygodniej.

Osobiście jestem bardzo nieekologiczna, bo muszę sobie wszystko wydrukować. Analizując umowę lub jej projekt lubię sobie po nich pisać, zaznaczać fragmenty, pytania lub wątpliwości. Nie wiem też, jak to się dzieje, ale na komputerze nie widzę np. literówek.

Ale jeśli ty jesteś dzieckiem doby laptopów i tabletów, nie krępuj się – korzystaj z formy, która daje Ci największy komfort.

5.

Już o tym wspominałam, ale powtórzę – traktuj podejrzliwie wszystkich, którzy bagatelizują fakt złożenia przez Ciebie podpisu. Teksty w stylu: „To się potem zmieni”, „To akurat Pana nie dotyczy”, „W rzeczywistości robimy to inaczej”, powinny spowodować zapalenie się czerwonej lampki w Twojej głowie. Jeśli coś nie dotyczy Ciebie lub jest robione inaczej, to po co zostało wpisane do Twojej umowy?

6.

Skonsultuj się z adwokatem. To brzmi jak autoreklama, ale tak naprawdę – zwłaszcza w przypadku umów o dużym znaczeniu dla Ciebie lub Twojej firmy – najlepiej oddać projekt adwokatowi do gruntownego przeanalizowania. Inwestycja na pewno się opłaci.

Czy ktoś ma jakieś ciekawe doświadczenia lub sugestie? Czekam.

Pozdrawiam,

AKN

PS. W międzyczasie polecam Twojej uwadze cykl ” Umówmy się!” cykl artykułów o zawieraniu umów, w którym poruszałam sporo istotnych kwestii dotyczących umów.

Umówmy się! Kara umowna

Ostatnio pisałam o obowiązkach osoby, która poniosła szkodę wskutek tego, że jej kontrahent (sprzedawca, dostawca, podwykonawca, itd) nie wywiązał się z umowy – nie wykonał jej w terminie, wykonał ją źle lub  nie wykonał jej w ogóle. Taka osoba – wbrew temu, co mogłoby się wydawać – ma dość trudne zadanie. Musi bowiem wykazać i UDOWODNIĆ wszystkie okoliczności sprawy, co bywa skomplikowane.

Dlatego jeszcze przed zawarciem umowy warto zastanowić się, co Ci grozi, gdy druga strona okaże się nierzetelna. Czy stracimy pieniądze, dobre imię, sprzęt, kontakty, dane, czas, nerwy? Jeśli już to wszystko przemyślisz, możesz się zabezpieczyć już przy formułowaniu i podpisywaniu umowy.

Jeśli chcesz wiedzieć, co mam na myśli, obejrzyj proszę ten kilkuminutowy filmik, na którym mówię właśnie o tym, jak sobie ułatwić dochodzenie odszkodowania, gdy Twój kontrahent się nie spisze.

(Tak, tak, wiem, że nie do końca panuję nad kamerą…)

Ważna uwaga na koniec!

Możliwość zastrzeżenia kary umownej dotyczy tylko tej strony, która zobowiązała się do świadczenia niepieniężnego, czyli ma coś wykonać (uszyć, zaprojektować, zaśpiewać, nauczyć, opracować, wybudować) lub dostarczyć.

Jeśli uważasz, że wideo zawiera interesujące informacje, udostępnij je innym, którzy tej wiedzy mogą potrzebować.

Pozdrawiam,

AKN