W ostatnim wpisie przedstawiłam Ci, dlaczego w potrzebujesz wzorca umowy z klientem. Dziś przeczytasz o tym, jak się za taki wzorzec umowy zabrać samodzielnie.
Oczywiście nie musisz go przygotowywać sam, ale to, o czym napiszę dziś, i tak musisz przemyśleć, więc koniecznie przeczytaj ten wpis (nawet jeśli zamierzasz zlecić przygotowanie wzorca umowy profesjonaliście, co jest bardzo dobrym pomysłem).
Wzorzec umowy – jak to ugryźć?
Oczywiście jest wiele sformułowań standardowych, być może znajdziesz sporo darmowych wzorców w Internecie, ale pamiętaj, że Twój biznes zależy od Ciebie, a stosowane w nim umowy muszą realizować Twoje cele.
Nie ściągaj zatem z sieci byle czego, tylko weź ołówek i kartkę papieru (albo coś nowocześniejszego, jeśli wolisz) i odpowiedz sobie na takie pytania:
Kim są moi klienci ?
- osoby fizyczne/konsumenci,
- mali przedsiębiorcy,
- korporacje,
- agencje reklamowe,
- podmioty zagraniczne.
Co ja właściwie oferuję?
- jak bardzo produkt lub usługa są skomplikowane,
- czy wymagają ode mnie wybuchu kreatywności, czy raczej skrupulatnego odmierzenia,
- czy jest to produkt wirtualny, czy też fizyczny i to w dodatku o sporych gabarytach.
Jak przebiega wykonanie usługi lub sprzedaż towaru?
- terminy wykonania/dostawy,
- transport/ forma dostarczenia,
- zasady płatności,
- niezbędne spotkania z klientem, jego obowiązki i konieczność akceptacji projektów,
- możliwość korzystania z podwykonawców.
Wzorzec umowy będzie musiał odzwierciedlać przyjętą przez Ciebie procedurę.
Pamiętaj jednak, że to nie tylko sposób narzucenia czegoś klientowi – ze swoich obowiązków też będziesz musiał się wywiązać.
Jakie są moje dotychczasowe doświadczenia z realizacji zleceń dla klientów?
- czy stosowane przeze mnie dotychczas procedury zdawały egzamin, czy też natrafiałem na trudności,
- jeśli rzeczywiście miałem kłopoty przy realizacji umów, to czy były to kłopoty z egzekwowaniem zobowiązań klientów, czy sam się nie wyrabiałem z realizacją własnych obowiązków,
- czy moje własne obowiązki były sformułowane w sposób precyzyjny, czy też były określone na zasadzie „będzie pan zadowolony”,
- czy rzeczywiście klient był zadowolony, czy też miał inne wyobrażenie co do efektu usługi,
- gdzie dałem sobie wejść na głowę,
- który etap wykonania umowy rodził najwięcej problemów,
- czy w toku realizacji umowy pojawiały się dodatkowe koszty, których wcześniej nie przewidziałem (koszty transportu, korespondencji, prowizji za płatności internetowe, itd).
Co mnie samego jako klienta wkurza w umowach stosowanych przez inne podmioty?
- czego jako klient bym nie podpisał,
- czego nie rozumiem w przedstawianych mi do podpisu wzorcach,
- słownictwo i specyficzna terminologia,
- liczne promocje, na których klient zwykle traci, bo czegoś nie doczyta,
- zbyt długie związanie umową,
- trudności z jej rozwiązaniem,
- okienka do wypełnienia odręcznie, konieczność ciągłego powtarzania tych samych danych.
Nie zamieszczaj w swojej umowie tego, co sam uważasz za sprzeczne z dobrymi obyczajami – nie bądź hipokrytą.
Jakie są moje kluczowe interesy, które chcę zabezpieczyć w moim wzorcu umowy?
- terminowość płatności,
- bezpieczeństwo moich danych lub mojej własności intelektualnej,
- jak najdłuższy czas trwania umowy,
- zwrot poniesionych kosztów,
- uniknięcie pominięcia przy kolejnych zleceniach (ważne w przypadku wszelkiego rodzaju pośredników).
Odpowiedź na te pytanie pomoże Ci nie tylko zabezpieczyć w umowie to, co ma dla ciebie największe znaczenie, ale też ułatwi Ci ustalenie Twoich priorytetów w przypadku ewentualnych negocjacji. Będziesz wiedział gdzie możesz odpuścić, a co ma dla Ciebie znaczenie podstawowe.
Jakie ważne sprawy – specyficzne dla mojej działalności – muszę uregulować w umowie?
- polityka zwrotów,
- przeniesienie praw autorskich do dzieła,
- reklamacje,
- dostarczenie materiału przez klienta, obowiązki informacyjne klienta lub jego współpraca w innej formie,
- zachowanie tajemnicy,
- zakaz konkurencji,
- wyłączność na danym terenie,
- kwestie związane z obrotem międzynarodowym – prawo właściwe, kwestie podatkowe,
- osoby uprawnione do obsługi zlecenia ze strony klienta – zwłaszcza gdy mamy do czynienia z korporacją,
- inne, typowe dla mojej działalności.
Wszystko, co Ci przyjdzie do głowy, notuj. Zapisz też wszystkie inne pomysły i „złote myśli”, które przyjdą Ci do głowy lub które ktoś Ci podrzuci.
Następnym razem
Skoro już masz ogólny pogląd na własne potrzeby, następnym razem zajmiemy się konkretnymi postanowieniami umownymi, które mogą być konieczne w Twoim wzorcu umowy.
Tymczasem jestem ciekawa, jakie są efekty Twojej burzy mózgów.
Podziel się nimi w komentarzu.
Pozdrawiam,
AKN
