Wzorzec umowy z klientem – brzmi groźnie?
Zupełnie niepotrzebnie.
Szczęśliwie coraz więcej osób rozumie, po co zawiera się umowy przed przystąpieniem do wykonania zlecenia i uważa to za podstawowy krok przy nawiązywaniu współpracy.
Wiele osób – w dobie automatyzacji i ogólnego usprawniania wszystkiego – rozumie również, że posiadanie wzorca umowy z klientem jest korzystne zarówno dla Usługodawcy, jak i dla klienta.
O tym będę dziś pisać – po co Ci wzorzec umowy z klientem?
Ogólnie, po to, żeby Twój biznes chodził jak w zegarku, a dokładnie…
Wzorzec umowy z klientem dla bezpieczeństwa
Nie tylko Twojego, Drogi Przedsiębiorczy, ale i dla bezpieczeństwa Twojego klienta.
Nikt nikomu nie prześle pieniędzy lub efektu ciężkiej pracy, które potem znikną w czarnej dziurze i bez odzewu.
Nikt nie zawali terminu bez konsekwencji.
Nikt nie wykręci się ze swoich obowiązków tylko dlatego, że mu się odwidziało.
Zawarcie umowy daje Ci szansę na wyegzekwowanie od drugiej strony umowy jej obowiązków!
To są powody do zawarcia umowy w trwałej formie (choć niekoniecznie w formie pisemnej), a przygotowanie i posługiwanie się gotowym wzorcem umowy czyni zawarcie umowy dodatkowo bezpiecznym, bo jego treść jest przygotowania z góry, przemyślana i często już udoskonalona w toku wcześniejszego wykorzystywania. Nie ma więc ryzyka, że zapomnisz zamieścić w umowie ważne dla Ciebie lub klienta sformułowania, przez co nie dostaniesz zapłaty.
No chyba nie muszę nic więcej pisać na ten temat…
I właściwie ten jeden powód by wystarczył , ale jest ich więcej.
Wzorzec dla wygody
To chyba też nie wymaga szczególnego opisywania.
Chyba nie chcesz za każdym razem nerwowo walić w klawiaturę odtwarzając w pamięci postanowienia ostatnio zawieranej umowy, co prawda prawie identycznej, ale jednak pisanej na nowo?
Mając wzorzec umowy, otwierasz plik tekstowy, klikasz „zapisz jako”, wpisujesz danej konkretnej osoby, a potem już tylko wciskasz „wyślij”.
Łatwiej? Łatwiej. I szybciej!
Wizerunek profesjonalisty
Cóż, może uznasz, że jestem powierzchowna, ale… wszyscy jesteśmy…
Twoi klienci też.
Będą Cie oceniać nie tylko po jakości Twoich usług lub towarów (zwłaszcza, że przed przystąpieniem do współpracy mogą tej jakości jeszcze nie znać), ale również po jakości obsługi, po tym jak Ty lub Twoi pracownicy podchodzą do sprawy pobocznych, administracyjnych, obowiązków informacyjnych, dokumentacji, itp.
Sklecenie naprędce paru nieskładnych postanowień nie zapewni Ci wizerunku doświadczonego profesjonalisty.
Natomiast posiadanie wzorca umowy sprawia, że nie tylko wyglądasz profesjonalnie, lecz że po prostu JESTEŚ PROFESJONALNY.
Twój klient od razu zobaczy, że do swoich obowiązków podchodzisz z powagą, że w Twojej firmie obowiązują określone zasady i procedury.
Ujednolicenie procedur
Twój wzorzec umowy będzie odzwierciedlał Twój tryb pracy, pozwoli na ujednolicenie procedur.
To korzystne dla Twojego klienta, gdyż dzięki temu będzie wiedział, czego się spodziewać po współpracy z Tobą, w jakim trybie będziecie współpracować, według jakiego harmonogramu, w jaki sposób będziecie się kontaktować i kiedy.
W ten sposób zarządzasz oczekiwaniami klienta – obie strony unikną dzięki temu rozczarowania.
To korzystne również dla Ciebie. Sam też wpadasz w rytm i określoną rutynę, nie musisz zmieniać planu działania w zależności od klienta, albo co gorsza w ogóle przypominać sobie ciągle, na co i z kim się umówiłeś.
Czyli kolejny problem z głowy!
Nieważność umowy
Obecnie sposób zawarcia umowy może być dowolny. Sky is the limit.
Umowa może być zawarta przez e-mail, sms, facebooka, skype’a, Messengera czy inne ustrojstwo. O ile da się jej postanowienia utrwalić, a obie strony rozumieją sposób komunikacji, którego używają, wszystko jest fajnie.
Są jednak umowy, które dla swej ważności wymagają formy pisemnej w tradycyjnym rozumieniu. I tak na przykład zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Regulamin serwisu lub sklepu internetowego
Doskonałym przykładem wzorca umowy jest regulamin serwisu lub sklepu internetowego. Posiadanie, opublikowanie i umożliwienie klientom zachowania takiego regulaminu jest ustawowym obowiązkiem przedsiębiorcy świadczącego usługi drogą elektroniczną.
Pomijam już, że naprawdę ciężko mi sobie wyobrazić, jak internetowy przedsiębiorca przygotowuje osobną umowę dla każdego swojego klienta, na przykład w środku nocy :)
Następnym razem
Ponieważ zgodnie z moim Kalendarzem Przedsiębiorczych, styczeń to miesiąc, w którym stworzysz z mają pomocą wzorzec umowy z klientem dla Twojej firmy, następnym razem opiszę, co powinieneś w takim wzorcu zawrzeć, żeby Ci dobrze służył.
Pozdrawiam,
AKN
Foto: unsplah.com
